Cómo ya conocemos la obligación que tienen las empresas de dejar copia fiel de la correspondencia que dirijan en relación con sus negocios, y de conservar la correspondencia recibida, con anotación de la fecha de contestación o de no haberse dado respuesta.
En consecuencia es indispensable establecer la manera de demostrar que sí se cumple con esta disposición.
En cuanto a la correspondencia despachada, el medio más confiable consiste en asignarle un número de consecutivo de salida a cada documento, del cual se conservará copia ( con el mismo número) en la empresa.
El procedimiento que se sigue para numerar la correspondencia que sale de la empresa es igual al que empleamos para numerar la correspondencia que se recibe, o sea parte del 0001 y se sigue en forma ascendente y continua hasta llegar al 9999, si utilizamos cuatro digitos.
De acuerdo con lo anterior, tendremos una carta recibida, numerada con el 001 y otra carta despachada, también con el 0001, porque
"La numeración de la correspondencia despachada es independiente de la numeración de la correspondencia recibida"
El procedimiento de numerar la correspondencia que sale de la empresa es muy sencillo .
Se entiende por CORRESPONDENCIA que sale de la empresa, para efectos de numeración, UNICAMENTE LA REDACTADA EN FORMA EPISTOLAR, como cartas, memorandos externos, etc.
Así como lo recomendamos darle una revisión al contenido de la correspondencia recibida, ANTES de radicara, también aquí le recomendamos realizar una revisión previa a la numeración, en relación con los siguientes aspectos:
- Que la correspondencia haya sido elaborada según las normas establecidas por su empres, en cuanto a la clase de papel, número de copias, tipo de sobre, firmas autorizadas, etc.
-Que ella no presente enmendaduras, suciedades, errores de digitación ni de ortografía, que demeriten la buena imagen de la empresa frente al destinatario.
-Que el documento tenga firma autógrafa completa del remitente, en el original y la primera copia. (Las copias restantes puden respaldarse con iniciales únicamente).
-Que el documento esté firmado por la persona autorizada. Si usted no està seguro de que la persona quien firma está facultada para hacerlo, consulte con su jefe, y si lo considera necesario, pídale que le coloque sus iniciales, en la primera copia, en señal de aprobación al despacho.
-Si la correspondencia es remisoria de un Anexo, verifique que esté adjunto y que a usted también le quede copia de él. En esta forma se asegura la conservación de la totalidad de la información y el documento deja de ser únicamente remisorio.
"Si el documento se ajusta a la revisión que usted ha hecho, puede proceder a numerarlo"
IMPRESION DE LA NUMERACION
-Coloque el mismo número al original, a las copias y al sobre. El sobre se enumero para facilitar el control de las entregas que hace el mensajero.
-Utilice siempre el mismo sitio para estampar el número, bien sea del centro de la hoja hacia la derecha o en la parte superior derecha.
-El número debe ir antes de la fecha.
-Si el documento no tiene fecha de expedición, colóquesela con su fechador de caucho. Esto ocurre en las empresas que deciden suprimer la fecha, si al elaborar el documento, con el fin de que la fecha de salida sea la real.( No siempre el documento es despachado el mismo día en que es elaborado, porque el remitente no alcanza a firmarlo o simplemente lo retiene en su escritorio o por distintas circunstancias).
-Si el documento que usted està numerando da respuesta a una comunicación que usted tiene registrada, colóquele a esta última, en el sello de radicación, taqnto el número como la fecha de respuesta. Así dispondrà de la informacióbn completa para el control de la correspondencia.
DESPACHO DE LA CORRESPONDENCIA
Proceda a empacar la correspondencia y determine la forma de envío, de acuerdo a los conocimiento adquiridos en el tema de " Servicios Postales".
CONTRO DE CORRESPONDENCIA
Por lo general, se hacen dos copias de la correspondencia despachada: una, o se la primera que tiene firma completa, se destina para conformar el CONSECUTIVO DE CORRESPONDENCIA y la otra para archivarla en el tema o asunto o nombre del corresponsal, según el sistema empleado.
Se da el nombre de CONSECUTIVO DE CORRESPONDENCIA a la recopilación numérico-cronológica de todas las copias de la correspondencia despachada.
Si la correspondencia recibida se controla por medio de hojas de registro, la correspondencia despachada se controla a través del "Consecutivo de Correspondencia" el cual tiene caràcter de confidencia y debe extremarse su conservación y custoria para poder demostrar el cumplimiento de lo dispuesto eb el Còdigo de Comercio.
DESCARO DE LA CORRESPONDENCIA
La correspondencia recibida que ha sido completamente tramitada y por lo tanto ha vuelto a su poder con las firmas de Atendido, debe ser descargada en las hojas de registro de la correspondencia recibida.
El descargue consiste en anotar en las dos últimas casillas del formato para registro, el número y la fecha de la respuesta. Si el documento no fue contestado, se anularn estas casillas con una raya horizontal.
CONSULTA DEL REGISTRO DE CORRESPONDENCIA RECIBIDA
La información que le solicite relativas a si se recibió un documento, en qué fecha, quién lo tiene en su poder, si fue o no contestado, etc., lo obtendrá consultando el libro o legado de Registro de Correspondencia Recibida, siempre y cuando lo mantega actualizado con los datos que indiquen la tramitación y si fue o no contestado.
"ES LA UNICA MANERA DE PODER SUMINISTRAR INFORMACION PRECISA Y OPORTUNA"
EJERCICIO
Con el material que su instructora le entregue, realice los pasos para despachar documentos.
jueves, 12 de junio de 2008
viernes, 6 de junio de 2008
DESPACHO DE DOCUMENTOS
El despacho de documentos, exige conocer la forma como se puede hacer uso eficaz de los distintos medios que disponemos para hacer llegar los envíos a los destinatarios en forma
oportuna y segura.
Los envíos relativos a correspondencia se deben numerar consecutivamente, para establecer
un control sobre estos documentos.
Asi se da el cumplimiento a disposiciones del Còdigo de Comercio y se evitan problemas administrativos en la empresa.
Por lo anterior, dado un objeto o un documento que va a ser enviado por correo, y la informacion
pertinente, usted estarà capacitado para registrar el despacho, y el servicio de correo por emplear, así como de efectuarlo, todo ello sin margen de error.
ACTIVIDADES A DESARROLLAR
1. Que es un Servicio Postal
2. Que servicios postales existen en nuestro país. Còmo opera cada uno.
3. Explique el concepto de Embalaje.
4. Cuáles son los requisitos que deben reunir el acondicionamiento de los envíos?
5. Según el embalaje cómo clasifica el servicio de coreo los envíos?
6.Cùal es la forma correcta de embarlar cartas, tarjetas postales, impresos, pequeños paquetes, encomiendas embaladas en cajs de maderas, objetos fràgiles, lìquidos, polvos secos, otros.
7. Que prohibiciones hay respecto al envio y circulacion de correspondencia.
8. Explique los siguiente servicios de correos:
* Tarifas postales
* Envíos Recomendados o Certificados
* Envios Asegurados
* Entrega Inmediata
* Arriendo de Apartados Aéreos
* Arriendo de Franqueadoras
* Servicio de Cuenta Corriente
* Servicio de Giros
* Otros servicios. Consulte.
9. Cuáles son las vías utilizadas por el correo ? Explique.
10. Consulte sobre la Franquicia Postal.
3
oportuna y segura.
Los envíos relativos a correspondencia se deben numerar consecutivamente, para establecer
un control sobre estos documentos.
Asi se da el cumplimiento a disposiciones del Còdigo de Comercio y se evitan problemas administrativos en la empresa.
Por lo anterior, dado un objeto o un documento que va a ser enviado por correo, y la informacion
pertinente, usted estarà capacitado para registrar el despacho, y el servicio de correo por emplear, así como de efectuarlo, todo ello sin margen de error.
ACTIVIDADES A DESARROLLAR
1. Que es un Servicio Postal
2. Que servicios postales existen en nuestro país. Còmo opera cada uno.
3. Explique el concepto de Embalaje.
4. Cuáles son los requisitos que deben reunir el acondicionamiento de los envíos?
5. Según el embalaje cómo clasifica el servicio de coreo los envíos?
6.Cùal es la forma correcta de embarlar cartas, tarjetas postales, impresos, pequeños paquetes, encomiendas embaladas en cajs de maderas, objetos fràgiles, lìquidos, polvos secos, otros.
7. Que prohibiciones hay respecto al envio y circulacion de correspondencia.
8. Explique los siguiente servicios de correos:
* Tarifas postales
* Envíos Recomendados o Certificados
* Envios Asegurados
* Entrega Inmediata
* Arriendo de Apartados Aéreos
* Arriendo de Franqueadoras
* Servicio de Cuenta Corriente
* Servicio de Giros
* Otros servicios. Consulte.
9. Cuáles son las vías utilizadas por el correo ? Explique.
10. Consulte sobre la Franquicia Postal.
3
miércoles, 28 de mayo de 2008
REPARTO DE CORRESPONDENCIA
EJERCICIOElabore el control de entrega y registre las cartas que radicó en el ejercicio anterior.
RADICACION Y REGISTRO DE CORRESPONDENCIA
EJERCICIODisponiendo del formato de registro y demás elementos necesarios, radique las cinco cartas que le entregue su instructora.
Siga todos los pasos enunciados en el tema.
lunes, 26 de mayo de 2008
EVIDENCIAS DE APRENDIZAJE
1. DOCUMENTACION EXTERNA
Las empresas manejan diferentes clases de documentos. Es preciso disponer de un control que permita comprobar el recibo y la tramitación de los mismos. De lo contrario, es muy difícil establecer responsabilidades por parte de las personas encargadas del manejo.
Para lograr un control efectivo sobre la documentación externa recibido, es necesario:
-Canalizar su recibo a través de una sola persona u oficina. Esta persona u oficina debe poseer un total conocimiento de la organización interna de la empresa, para poder determinar quièn o quiénes deben encargarse de su tramitación.
-Establecer una serie de normas y procedimientos, los cuales deben ser conocidos y acatados por todos los empleados de la empresa.
La decisión de que sea un persona u oficina quien se responsabilice de ésta función, obedece generalmente al tamaño de la empresa. Usted seguramente ha oído mencionar que en las empresas grandes existen oficinas de Archivo y Correspondencia, a las cuales le han asignado esta tarea, y que en las empresas pequeñas organizadas, esta responsabilidad recae en una secretaria.
Aunque el control en sí, como medio de verificación, es muy similar, los procedimientos en una oficina de Archivo y Correspondencia son un poco diferentes a los que se aplican a nivel secretarial o de oficina.
Los dos puntos que se deben considerar para lograr eficazmente un control de la documentación externa recibidas son:
Establecer una UNICA responsabilidad para el recibo.
Respaldar con normas procedimentales esta función.
La documentación puede ser recibida en forma directa, cuando un mensajero o el interesado hacen la entrega personalmene, o cuando llega por intermedio del aparato aéreo o nacional que la empresa tenga arrendado.
Cuando se centraliza la responsabilidad del recibo de documentos en una sola personal, queda prohibido a los demás funcionarios atender entregas personales y tramitar documentación a la empresa, sin que esta haya sido sometido a los trámites propios de dicha centralización.
“Todos los empleados de la empresa deben conocer esta norma, especialmente los porteros para que sepan orientar a los mensajeros”
No sobra anotar que, para agilizar los procedimientos contables, algunos documentos (las facturas, por ejemplo) sí pueden ser recibidos directamente por la oficina de contabilidad.
En cuanto al manejo del Apartado Aéreco, es preciso:
1. Establecer un horario para la recolección diaria.
2. Proveer al mensajero de un maletìn para evitar el riesgo de pèrdida de sobres o envíos pequeños o deterioros ocasionados por la lluvia, el lodo, etc.
3. Conservar en la empresa las llaves de los apartados. Un retardo o falta al trabajo del mensajero, ocasiona trastornos en la recolección oportuna del correo.
Dada la gran variedad de documentación que se puede recibir en una empresa, debe existir una norma que determine cuáles documentos se registran para controlar su recibo y cómo se ha de llevar este control.
Por lo general, se registran los documentos redactados en forma epistolar: cartas, fax, y memorandos externos.
No se registran: documentos contables, tarjetas sociales, boletines y publicaciones en general.
CIÑASE A LAS DISPOSICIONES QUE RIJAN EN SU EMPRESA SOBRE ESTE ASPECTO.
Las empresas manejan diferentes clases de documentos. Es preciso disponer de un control que permita comprobar el recibo y la tramitación de los mismos. De lo contrario, es muy difícil establecer responsabilidades por parte de las personas encargadas del manejo.
Para lograr un control efectivo sobre la documentación externa recibido, es necesario:
-Canalizar su recibo a través de una sola persona u oficina. Esta persona u oficina debe poseer un total conocimiento de la organización interna de la empresa, para poder determinar quièn o quiénes deben encargarse de su tramitación.
-Establecer una serie de normas y procedimientos, los cuales deben ser conocidos y acatados por todos los empleados de la empresa.
La decisión de que sea un persona u oficina quien se responsabilice de ésta función, obedece generalmente al tamaño de la empresa. Usted seguramente ha oído mencionar que en las empresas grandes existen oficinas de Archivo y Correspondencia, a las cuales le han asignado esta tarea, y que en las empresas pequeñas organizadas, esta responsabilidad recae en una secretaria.
Aunque el control en sí, como medio de verificación, es muy similar, los procedimientos en una oficina de Archivo y Correspondencia son un poco diferentes a los que se aplican a nivel secretarial o de oficina.
Los dos puntos que se deben considerar para lograr eficazmente un control de la documentación externa recibidas son:
Establecer una UNICA responsabilidad para el recibo.
Respaldar con normas procedimentales esta función.
La documentación puede ser recibida en forma directa, cuando un mensajero o el interesado hacen la entrega personalmene, o cuando llega por intermedio del aparato aéreo o nacional que la empresa tenga arrendado.
Cuando se centraliza la responsabilidad del recibo de documentos en una sola personal, queda prohibido a los demás funcionarios atender entregas personales y tramitar documentación a la empresa, sin que esta haya sido sometido a los trámites propios de dicha centralización.
“Todos los empleados de la empresa deben conocer esta norma, especialmente los porteros para que sepan orientar a los mensajeros”
No sobra anotar que, para agilizar los procedimientos contables, algunos documentos (las facturas, por ejemplo) sí pueden ser recibidos directamente por la oficina de contabilidad.
En cuanto al manejo del Apartado Aéreco, es preciso:
1. Establecer un horario para la recolección diaria.
2. Proveer al mensajero de un maletìn para evitar el riesgo de pèrdida de sobres o envíos pequeños o deterioros ocasionados por la lluvia, el lodo, etc.
3. Conservar en la empresa las llaves de los apartados. Un retardo o falta al trabajo del mensajero, ocasiona trastornos en la recolección oportuna del correo.
Dada la gran variedad de documentación que se puede recibir en una empresa, debe existir una norma que determine cuáles documentos se registran para controlar su recibo y cómo se ha de llevar este control.
Por lo general, se registran los documentos redactados en forma epistolar: cartas, fax, y memorandos externos.
No se registran: documentos contables, tarjetas sociales, boletines y publicaciones en general.
CIÑASE A LAS DISPOSICIONES QUE RIJAN EN SU EMPRESA SOBRE ESTE ASPECTO.
Evidencias de Aprendizaje
1. DOCUMENTACION EXTERNA
Las empresas manejan diferentes clases de documentos. Es preciso disponer de un control que permita comprobar el recibo y la tramitación de los mismos. De lo contrario, es muy difícil establecer responsabilidades por parte de las personas encargadas del manejo.
Para lograr un control efectivo sobre la documentación externa recibido, es necesario:
-Canalizar su recibo a través de una sola persona u oficina. Esta persona u oficina debe poseer un total conocimiento de la organización interna de la empresa, para poder determinar quièn o quiénes deben encargarse de su tramitación.
-Establecer una serie de normas y procedimientos, los cuales deben ser conocidos y acatados por todos los empleados de la empresa.
La decisión de que sea un persona u oficina quien se responsabilice de ésta función, obedece generalmente al tamaño de la empresa. Usted seguramente ha oído mencionar que en las empresas grandes existen oficinas de Archivo y Correspondencia, a las cuales le han asignado esta tarea, y que en las empresas pequeñas organizadas, esta responsabilidad recae en una secretaria.
Aunque el control en sí, como medio de verificación, es muy similar, los procedimientos en una oficina de Archivo y Correspondencia son un poco diferentes a los que se aplican a nivel secretarial o de oficina.
Los dos puntos que se deben considerar para lograr eficazmente un control de la documentación externa recibidas son:
Establecer una UNICA responsabilidad para el recibo.
Respaldar con normas procedimentales esta función.
La documentación puede ser recibida en forma directa, cuando un mensajero o el interesado hacen la entrega personalmene, o cuando llega por intermedio del aparato aéreo o nacional que la empresa tenga arrendado.
Cuando se centraliza la responsabilidad del recibo de documentos en una sola personal, queda prohibido a los demás funcionarios atender entregas personales y tramitar documentación a la empresa, sin que esta haya sido sometido a los trámites propios de dicha centralización.
“Todos los empleados de la empresa deben conocer esta norma, especialmente los porteros para que sepan orientar a los mensajeros”
No sobra anotar que, para agilizar los procedimientos contables, algunos documentos (las facturas, por ejemplo) sí pueden ser recibidos directamente por la oficina de contabilidad.
En cuanto al manejo del Apartado Aéreco, es preciso:
1. Establecer un horario para la recolección diaria.
2. Proveer al mensajero de un maletìn para evitar el riesgo de pèrdida de sobres o envíos pequeños o deterioros ocasionados por la lluvia, el lodo, etc.
3. Conservar en la empresa las llaves de los apartados. Un retardo o falta al trabajo del mensajero, ocasiona trastornos en la recolección oportuna del correo.
Dada la gran variedad de documentación que se puede recibir en una empresa, debe existir una norma que determine cuáles documentos se registran para controlar su recibo y cómo se ha de llevar este control.
Por lo general, se registran los documentos redactados en forma epistolar: cartas, fax, y memorandos externos.
No se registran: documentos contables, tarjetas sociales, boletines y publicaciones en general.
CIÑASE A LAS DISPOSICIONES QUE RIJAN EN SU EMPRESA SOBRE ESTE ASPECTO.
vease informacion anexa.
EJERCICIO
Supongamos que hoy es 30 de mayo de 2008, Usted trabaja para el SENA y es la persona encargada del recibo de la documentación externa.
Después de separar la correspondencia personal, los folletos, revistas y publicaciones, encontró 3 sobres para el SENA. Usted los abrió, cuidando de no romper su contenido y extrajo las cartas.
El ejercicio que usted va a efectuar consiste en leerlas cuidadosamente y anotar sus observaciones o conclusiones, con respecto a las recomendaciones estudiadas anteriormente y al acuerdo 060/99, o sea:
-Fechas de elaboración y recibo.
-Destinatario
-Firmas
-Anexos
-Dirección del remitente
miércoles, 14 de mayo de 2008
EVIDENCIAS DE APRENDIZAJE
1. Indagar todas las disposiciones legales sobre documentos para responder el siguiente taller:
CUESTIONARIO BASES LEGALES
1. Por falsedad ideológica en Documento Publico cual es la sanción?
2. Cual es la sanción por falsead para obtener prueba de hecho verdadero?
3. Cual es la sanción para quien destruya suprimirá y oculte documento privado?
4. Para efectos de la ley que es un documento?
5. Cuál es la sanción por uso de documento público falso?
6. Qué es Gestión Documental?
7. Que reglamentación suprime y reforma regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios existentes en la Administración Pública?
8. Qué dice el Artículo 70 de la Constitución Política de Colombia de 1991?
9. Cómo se clasifican los Archivos desde el punto de vista de su jurisdicción y competencia?
10. Con cual reglamentación se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales de entidades públicas y privadas?
11. Qué habla el código 2527/50 y el 3354/54?
12. Qué es un documento Original?
13. Cuál es la sanción por falsedad en documento privado?
14. Qué es un Archivo Electrónico?
15. Qué dice el Articulo 20 de la Constitución Política de Colombia?
16. Qué son Comunicaciones Oficiales?
17. Qué es Falsedad Personal?
18. Qué es un Documento Electrónico de Archivo?
19. Qué es un Documento Público?
20. Qué dice el Articulo 74 de la Constitución Política de Colombia?
21. Que se entiende por Radicación de Comunicaciones Oficiales?
22. Qué es un soporte documental?
23. Qué se entiende por Registros de Comunicaciones Oficiales?
24. Cuál es la sanción para quien destruya, suprima u oculte un documento público?
25. Que ley define y reglamente el acceso y uso de los mensajes de datos del Comercio electrónico y firmas digitales?
26. Defina Serie Documental
27. Teniendo en cuenta el uso y el ciclo vital de los documentos como se clasifican los Archivos?
28. Defina Tabla de Retención Documental
29. Qué es un Archivo Privado?
30. Que entidad podrá realizar visitas de inspección a los archivos de las entidades del estado?
31. A que se llaman Unidades de Correspondencia y cómo deben estar dotadas?
32. Describa brevemente que dice el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia?
33. Enuncie 3 funciones del Archivo General de la Nación
34. Enuncie el procedimiento para la radicación de comunicaciones oficiales
35. Que se entiende con que cada entidad debe tener firmas responsables?
36. ¿Qué ley señala las funciones del Archivo General de la Naciòn?
37. Explique como debe ser la numeración de los Actos Administrativos?
38. Qué ley tiene por objeto establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del estado por intermedio del Archivo General de la Nación?
39. Cómo es la traumatología que se le debe dar a las comunicaciones internas?
40. Qué articulo habla sobre que los comerciantes deberán llevar libros y papeles del comerciante?
41. Describa como debe ser el control de las comunicaciones oficiales?
42. Cuál es la pena para un cooparticipe de cualquier acto de uso de documento falso público o privado?
43. Describa el proceso de conservación documental que exige el acuerdo 060 de 2001
44. Cuál es la sanción por obtención de documento público falso que pueda servir de prueba?
45. Describa que tratamiento se le debe dar a las comunicaciones oficiales recibidas.
46. Describa que tratamiento se le debe dar a las comunicaciones oficiales enviadas.
47. Con que Ley se creó el Archivo General de la Nación?
48. Describa que tratamiento se le debe dar a las comunicaciones oficiales vía Fax
49. Describa que tratamiento se le debe dar a las comunicaciones oficiales por correo electrónico.
50. Que se entiende por Imagen Corporativa
EL CUESTIONARIO DEBE SER DESARROLLADO Y ENVIADO AL CORREO DE SU INSTRUCTORA lesperam@misena.edu.co
Después de socializado el taller, la sustentación del mismo se realizará en forma oral.
2. MUEBLES, EQUIPOS Y HERRAMIENTAS NECESARIOS PARA EL RECIBO Y DESPACHO DE DOCUMENTOS.
Se debe elaborar un trabajo con imágenes incluidas de:
Elementos de Consumo
Elementos Devolutivos
(Concepto, usos, cuidados, características, etc)
Adquisición de Elementos: Qué pedir
Cómo Adquirir los elementos:
· Por compra directa de las casas distribuidoras
· Por solicitud al almacén interno de la empresa
(FORMATOS)
Pasos a seguir para:
* el Recibo de los Elementos
* Organización de los Elementos
* Control de Existencias
Equipos, útiles, elementos, mobiliario y herramientas manuales o electrónicas requeridas para la recepción, radicación y registro de los documentos tanto recibidos como despachados. (explicación de cada herramienta o elemento que se utiliza).
Socialización expositiva por grupos calificable. Trabajo en presentación de Power Point.
ENVIADO AL CORREO DE SU INSTRUCTORA lesperam@misena.edu.co.
3. ESTRUCTURA ORGÀNICO – FUNCIONAL DE LA EMPRESA
Realizar un mapa conceptual sobre:
*Concepto de Empresa
*Clases de Empresas
ü Desde el punto de vista jurídico
ü Según el Sector Económico
ü Según la Naturaleza de su constitución
ü Según el Numero de propietarios
* Sociedades
* Concepto
*Sociedades de Personas
*Sociedades de Capital
*Sociedades Mixtas
(Requisitos de Ley para su conformación, en cuanto a número de socios, capital, razón social, disolución)
ESTRUCTURA EMPRESARIAL
*Concepto
*Departamentalización
*Modelos de departamentalización
*Organigramas (clases: verticales, horizontales, circulares)
* Datos empresariales necesarios para su labor.
UNIDAD DE CORRESPONDENCIA
Concepto de: Misión, objetivos, funciones y servicios de la unidad de correspondencia de una entidad.
Después de socializado el trabajo debe ser ENVIADO AL CORREO DE SU INSTRUCTORA lesperam@misena.edu.co
Evaluación con ejercicio práctico dinamizado por la instructora.
CUESTIONARIO BASES LEGALES
1. Por falsedad ideológica en Documento Publico cual es la sanción?
2. Cual es la sanción por falsead para obtener prueba de hecho verdadero?
3. Cual es la sanción para quien destruya suprimirá y oculte documento privado?
4. Para efectos de la ley que es un documento?
5. Cuál es la sanción por uso de documento público falso?
6. Qué es Gestión Documental?
7. Que reglamentación suprime y reforma regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios existentes en la Administración Pública?
8. Qué dice el Artículo 70 de la Constitución Política de Colombia de 1991?
9. Cómo se clasifican los Archivos desde el punto de vista de su jurisdicción y competencia?
10. Con cual reglamentación se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales de entidades públicas y privadas?
11. Qué habla el código 2527/50 y el 3354/54?
12. Qué es un documento Original?
13. Cuál es la sanción por falsedad en documento privado?
14. Qué es un Archivo Electrónico?
15. Qué dice el Articulo 20 de la Constitución Política de Colombia?
16. Qué son Comunicaciones Oficiales?
17. Qué es Falsedad Personal?
18. Qué es un Documento Electrónico de Archivo?
19. Qué es un Documento Público?
20. Qué dice el Articulo 74 de la Constitución Política de Colombia?
21. Que se entiende por Radicación de Comunicaciones Oficiales?
22. Qué es un soporte documental?
23. Qué se entiende por Registros de Comunicaciones Oficiales?
24. Cuál es la sanción para quien destruya, suprima u oculte un documento público?
25. Que ley define y reglamente el acceso y uso de los mensajes de datos del Comercio electrónico y firmas digitales?
26. Defina Serie Documental
27. Teniendo en cuenta el uso y el ciclo vital de los documentos como se clasifican los Archivos?
28. Defina Tabla de Retención Documental
29. Qué es un Archivo Privado?
30. Que entidad podrá realizar visitas de inspección a los archivos de las entidades del estado?
31. A que se llaman Unidades de Correspondencia y cómo deben estar dotadas?
32. Describa brevemente que dice el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia?
33. Enuncie 3 funciones del Archivo General de la Nación
34. Enuncie el procedimiento para la radicación de comunicaciones oficiales
35. Que se entiende con que cada entidad debe tener firmas responsables?
36. ¿Qué ley señala las funciones del Archivo General de la Naciòn?
37. Explique como debe ser la numeración de los Actos Administrativos?
38. Qué ley tiene por objeto establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del estado por intermedio del Archivo General de la Nación?
39. Cómo es la traumatología que se le debe dar a las comunicaciones internas?
40. Qué articulo habla sobre que los comerciantes deberán llevar libros y papeles del comerciante?
41. Describa como debe ser el control de las comunicaciones oficiales?
42. Cuál es la pena para un cooparticipe de cualquier acto de uso de documento falso público o privado?
43. Describa el proceso de conservación documental que exige el acuerdo 060 de 2001
44. Cuál es la sanción por obtención de documento público falso que pueda servir de prueba?
45. Describa que tratamiento se le debe dar a las comunicaciones oficiales recibidas.
46. Describa que tratamiento se le debe dar a las comunicaciones oficiales enviadas.
47. Con que Ley se creó el Archivo General de la Nación?
48. Describa que tratamiento se le debe dar a las comunicaciones oficiales vía Fax
49. Describa que tratamiento se le debe dar a las comunicaciones oficiales por correo electrónico.
50. Que se entiende por Imagen Corporativa
EL CUESTIONARIO DEBE SER DESARROLLADO Y ENVIADO AL CORREO DE SU INSTRUCTORA lesperam@misena.edu.co
Después de socializado el taller, la sustentación del mismo se realizará en forma oral.
2. MUEBLES, EQUIPOS Y HERRAMIENTAS NECESARIOS PARA EL RECIBO Y DESPACHO DE DOCUMENTOS.
Se debe elaborar un trabajo con imágenes incluidas de:
Elementos de Consumo
Elementos Devolutivos
(Concepto, usos, cuidados, características, etc)
Adquisición de Elementos: Qué pedir
Cómo Adquirir los elementos:
· Por compra directa de las casas distribuidoras
· Por solicitud al almacén interno de la empresa
(FORMATOS)
Pasos a seguir para:
* el Recibo de los Elementos
* Organización de los Elementos
* Control de Existencias
Equipos, útiles, elementos, mobiliario y herramientas manuales o electrónicas requeridas para la recepción, radicación y registro de los documentos tanto recibidos como despachados. (explicación de cada herramienta o elemento que se utiliza).
Socialización expositiva por grupos calificable. Trabajo en presentación de Power Point.
ENVIADO AL CORREO DE SU INSTRUCTORA lesperam@misena.edu.co.
3. ESTRUCTURA ORGÀNICO – FUNCIONAL DE LA EMPRESA
Realizar un mapa conceptual sobre:
*Concepto de Empresa
*Clases de Empresas
ü Desde el punto de vista jurídico
ü Según el Sector Económico
ü Según la Naturaleza de su constitución
ü Según el Numero de propietarios
* Sociedades
* Concepto
*Sociedades de Personas
*Sociedades de Capital
*Sociedades Mixtas
(Requisitos de Ley para su conformación, en cuanto a número de socios, capital, razón social, disolución)
ESTRUCTURA EMPRESARIAL
*Concepto
*Departamentalización
*Modelos de departamentalización
*Organigramas (clases: verticales, horizontales, circulares)
* Datos empresariales necesarios para su labor.
UNIDAD DE CORRESPONDENCIA
Concepto de: Misión, objetivos, funciones y servicios de la unidad de correspondencia de una entidad.
Después de socializado el trabajo debe ser ENVIADO AL CORREO DE SU INSTRUCTORA lesperam@misena.edu.co
Evaluación con ejercicio práctico dinamizado por la instructora.
PLAN DE TRABAJO-ACTIVIDADES-
1. 14 A 22 de mayo: En Ambiente colaborativo TICS
2. 23 de mayo: Visita a una unidad de Correspondencia del Centro de Formación u otra entidad, para observar que elementos, equipos o instrumentos se requieren para el Trámite de Documentos y observar todo el proceso de recibo y despacho de documentos.
3. 27 de mayo al 6 de Junio: Proyecto empresarial. Los estudiantes se distribuirán en las diferentes oficinas de Administración Documental del Centro de Formación y fuera de él para realizar su práctica, en donde compare los procedimientos, procesos y normatividad (Acuerdo 060/2001 AGN,NTC) que presenta la guía para el registro de comunicaciones oficiales, con las actividades que se desarrollan diariamente en la unidad de correspondencia del Centro de Servicios Administrativos.
Es de anotar que como la práctica es rotativa, los estudiantes, deberán presentar todas las evidencias de desempeño, que se realizarán en el Aula 101.
2. 23 de mayo: Visita a una unidad de Correspondencia del Centro de Formación u otra entidad, para observar que elementos, equipos o instrumentos se requieren para el Trámite de Documentos y observar todo el proceso de recibo y despacho de documentos.
3. 27 de mayo al 6 de Junio: Proyecto empresarial. Los estudiantes se distribuirán en las diferentes oficinas de Administración Documental del Centro de Formación y fuera de él para realizar su práctica, en donde compare los procedimientos, procesos y normatividad (Acuerdo 060/2001 AGN,NTC) que presenta la guía para el registro de comunicaciones oficiales, con las actividades que se desarrollan diariamente en la unidad de correspondencia del Centro de Servicios Administrativos.
Es de anotar que como la práctica es rotativa, los estudiantes, deberán presentar todas las evidencias de desempeño, que se realizarán en el Aula 101.
PLANTEAMIENTO DE LAS ACTIVIDADES Y ESTRATEGIAS DE APRENDIZAJE
1. DISPOSICIONES LEGALES SOBRE DOCUMENTOS
Indagar en el acuerdo 060 de 2001
Constitución Política de Colombia: Artículos 23, 20, 74,70,72,15,209
Código Penal: Artículo 218 al 224 y 286 al 296, Código 2527/50-3354/54
Código de Comercio: Artículo 48 al 66
Código Contencioso Administrativo: Articulo 25 Ley 57/85
Ley antitrámite
Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos)
Ley 80 de 1989
2. MUEBLES, EQUIPOS Y HERRAMIENTAS NECESARIOS PARA EL RECIBO Y DESPACHO DE DOCUMENTOS.
Clasificación de elementos
Adquisición de elementos
Recibo, Organización y control de elementos de oficina
3. ESTRUCTURA ORGÀNICO – FUNCIONAL DE LA EMPRESA
Concepto de: Misión, objetivos, funciones y servicios de la unidad de correspondencia
4. DOCUMENTACION EXTERNA
Procedimientos que se deberán seguir al recibir cualquier tipo de documentación, canales o medios de ingreso de los documentos a la organización (manual y automatizado).
5. RADICACION Y REGISTRO DE CORRESPONDENCIA
Radicar y registrar correctamente la correspondencia que llegue a una empresa cuya descripción y organización interna se conozcan, simulando el proceso de recibo en una unidad administrativa de su Centro de Formación.
6. SERVICIOS POSTALES Y DE CORREO
Describir los servicios postales que existen en el país, sus normas y formas de utilizarlos.
7. ENVIOS
Indicar documentos, si de acuerdo a sus características y dimensiones puede ser enviado, el tipo de embalaje por usar y la forma en que debe empacarse para su envío.
8. DESPACHO Y DESCARGUE DE CORRESPONDENCIA
Describir los procedimientos que se deben ejecutar para controlar la correspondencia despachada y para registrar la correspondencia recibida que ha sido completamente tramitada de acuerdo con el manual de procesos y procedimientos.
9. MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
Elaborar un manual de procesos y procedimientos para una empresa asignada.
Indagar en el acuerdo 060 de 2001
Constitución Política de Colombia: Artículos 23, 20, 74,70,72,15,209
Código Penal: Artículo 218 al 224 y 286 al 296, Código 2527/50-3354/54
Código de Comercio: Artículo 48 al 66
Código Contencioso Administrativo: Articulo 25 Ley 57/85
Ley antitrámite
Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos)
Ley 80 de 1989
2. MUEBLES, EQUIPOS Y HERRAMIENTAS NECESARIOS PARA EL RECIBO Y DESPACHO DE DOCUMENTOS.
Clasificación de elementos
Adquisición de elementos
Recibo, Organización y control de elementos de oficina
3. ESTRUCTURA ORGÀNICO – FUNCIONAL DE LA EMPRESA
Concepto de: Misión, objetivos, funciones y servicios de la unidad de correspondencia
4. DOCUMENTACION EXTERNA
Procedimientos que se deberán seguir al recibir cualquier tipo de documentación, canales o medios de ingreso de los documentos a la organización (manual y automatizado).
5. RADICACION Y REGISTRO DE CORRESPONDENCIA
Radicar y registrar correctamente la correspondencia que llegue a una empresa cuya descripción y organización interna se conozcan, simulando el proceso de recibo en una unidad administrativa de su Centro de Formación.
6. SERVICIOS POSTALES Y DE CORREO
Describir los servicios postales que existen en el país, sus normas y formas de utilizarlos.
7. ENVIOS
Indicar documentos, si de acuerdo a sus características y dimensiones puede ser enviado, el tipo de embalaje por usar y la forma en que debe empacarse para su envío.
8. DESPACHO Y DESCARGUE DE CORRESPONDENCIA
Describir los procedimientos que se deben ejecutar para controlar la correspondencia despachada y para registrar la correspondencia recibida que ha sido completamente tramitada de acuerdo con el manual de procesos y procedimientos.
9. MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
Elaborar un manual de procesos y procedimientos para una empresa asignada.
martes, 13 de mayo de 2008
PRESENTACION DEL MODULO
Respetado estudiante:
Ante las perentorias exigencias constitucionales y legales se deben establecer métodos y procedimientos de trabajo que permitan tener registros al ingresar los documentos recibidos por una organizaciòn, asi como su correcto despacho y adecuado control, y que la moderna labor archivìstica la dote de herramientas para atender cualquier situación de indole documental.
Su compromiso y participación en la normalización de procedimientos y procesos o modernizaciòn de los mismos en la unidad de correspondencia, es clave para responder a la demanda de información por parte de los usuarios.
En su portafolio se deben archivar las evidencias de las actividades desarrolladas por usted, como soporte de sus ejercicios de aprendizaje.
Perfil Instructora
LUDY ESPERANZA RAMIREZ CAICEDO
Tel. 264 79 98 – Cel. 315-4030543
Ibagué – Tolima
PERFIL PROFESIONAL
Administradora financiera, especialista en Gerencia de Instituciones Educativas, Instructora de Secretarido y Gestión Documental del SENA Regional Tolima, con experiencia en el campo de la Administración, Ofimática y Archivística en sectores empresariales y de la educación superior; con desarrollo de disciplinas de actualización permanente en todos los componentes del mundo de la Administración, Secretariado y Archivística. Amplio dominio de los aspectos tecnológicos como manejo de computadores y software, dentro de los cuales se cuenta el Office XP, paquetes contables como SIIGO, SAI y Práctico e Internet, entre otros y del inglés técnico. Asesora de proyectos de Secretariado y Gestión Documental en las Alcaldías de Melgar, Palocabildo, Venadillo y Lérida, Empresas Públicas de Melgar y Escuela Antinarcóticos de Mariquita, entre otros.
Tel. 264 79 98 – Cel. 315-4030543
Ibagué – Tolima
PERFIL PROFESIONAL
Administradora financiera, especialista en Gerencia de Instituciones Educativas, Instructora de Secretarido y Gestión Documental del SENA Regional Tolima, con experiencia en el campo de la Administración, Ofimática y Archivística en sectores empresariales y de la educación superior; con desarrollo de disciplinas de actualización permanente en todos los componentes del mundo de la Administración, Secretariado y Archivística. Amplio dominio de los aspectos tecnológicos como manejo de computadores y software, dentro de los cuales se cuenta el Office XP, paquetes contables como SIIGO, SAI y Práctico e Internet, entre otros y del inglés técnico. Asesora de proyectos de Secretariado y Gestión Documental en las Alcaldías de Melgar, Palocabildo, Venadillo y Lérida, Empresas Públicas de Melgar y Escuela Antinarcóticos de Mariquita, entre otros.
Suscribirse a:
Entradas (Atom)