DESPACHO Y DESCARGUE DE CORRESPONDENCIA

Cómo ya conocemos la obligación que tienen las empresas de dejar copia fiel de la correspondencia que dirijan en relación con sus negocios, y de conservar la correspondencia recibida, con anotación de la fecha de contestación o de no haberse dado respuesta.

En consecuencia es indispensable establecer la manera de demostrar que sí se cumple con esta disposición.

En cuanto a la correspondencia despachada, el medio más confiable consiste en asignarle un número de consecutivo de salida a cada documento, del cual se conservará copia ( con el mismo número) en la empresa.

El procedimiento que se sigue para numerar la correspondencia que sale de la empresa es igual al que empleamos para numerar la correspondencia que se recibe, o sea parte del 0001 y se sigue en forma ascendente y continua hasta llegar al 9999, si utilizamos cuatro digitos.

De acuerdo con lo anterior, tendremos una carta recibida, numerada con el 001 y otra carta despachada, también con el 0001, porque

"La numeración de la correspondencia despachada es independiente de la numeración de la correspondencia recibida"

El procedimiento de numerar la correspondencia que sale de la empresa es muy sencillo .

Se entiende por CORRESPONDENCIA que sale de la empresa, para efectos de numeración, UNICAMENTE LA REDACTADA EN FORMA EPISTOLAR, como cartas, memorandos externos, etc.

Así como lo recomendamos darle una revisión al contenido de la correspondencia recibida, ANTES de radicara, también aquí le recomendamos realizar una revisión previa a la numeración, en relación con los siguientes aspectos:

- Que la correspondencia haya sido elaborada según las normas establecidas por su empres, en cuanto a la clase de papel, número de copias, tipo de sobre, firmas autorizadas, etc.
-Que ella no presente enmendaduras, suciedades, errores de digitación ni de ortografía, que demeriten la buena imagen de la empresa frente al destinatario.
-Que el documento tenga firma autógrafa completa del remitente, en el original y la primera copia. (Las copias restantes puden respaldarse con iniciales únicamente).
-Que el documento esté firmado por la persona autorizada. Si usted no està seguro de que la persona quien firma está facultada para hacerlo, consulte con su jefe, y si lo considera necesario, pídale que le coloque sus iniciales, en la primera copia, en señal de aprobación al despacho.
-Si la correspondencia es remisoria de un Anexo, verifique que esté adjunto y que a usted también le quede copia de él. En esta forma se asegura la conservación de la totalidad de la información y el documento deja de ser únicamente remisorio.

"Si el documento se ajusta a la revisión que usted ha hecho, puede proceder a numerarlo"

IMPRESION DE LA NUMERACION

-Coloque el mismo número al original, a las copias y al sobre. El sobre se enumero para facilitar el control de las entregas que hace el mensajero.
-Utilice siempre el mismo sitio para estampar el número, bien sea del centro de la hoja hacia la derecha o en la parte superior derecha.
-El número debe ir antes de la fecha.
-Si el documento no tiene fecha de expedición, colóquesela con su fechador de caucho. Esto ocurre en las empresas que deciden suprimer la fecha, si al elaborar el documento, con el fin de que la fecha de salida sea la real.( No siempre el documento es despachado el mismo día en que es elaborado, porque el remitente no alcanza a firmarlo o simplemente lo retiene en su escritorio o por distintas circunstancias).
-Si el documento que usted està numerando da respuesta a una comunicación que usted tiene registrada, colóquele a esta última, en el sello de radicación, taqnto el número como la fecha de respuesta. Así dispondrà de la informacióbn completa para el control de la correspondencia.

DESPACHO DE LA CORRESPONDENCIA

Proceda a empacar la correspondencia y determine la forma de envío, de acuerdo a los conocimiento adquiridos en el tema de " Servicios Postales".

CONTRO DE CORRESPONDENCIA

Por lo general, se hacen dos copias de la correspondencia despachada: una, o se la primera que tiene firma completa, se destina para conformar el CONSECUTIVO DE CORRESPONDENCIA y la otra para archivarla en el tema o asunto o nombre del corresponsal, según el sistema empleado.

Se da el nombre de CONSECUTIVO DE CORRESPONDENCIA a la recopilación numérico-cronológica de todas las copias de la correspondencia despachada.

Si la correspondencia recibida se controla por medio de hojas de registro, la correspondencia despachada se controla a través del "Consecutivo de Correspondencia" el cual tiene caràcter de confidencia y debe extremarse su conservación y custoria para poder demostrar el cumplimiento de lo dispuesto eb el Còdigo de Comercio.

DESCARO DE LA CORRESPONDENCIA

La correspondencia recibida que ha sido completamente tramitada y por lo tanto ha vuelto a su poder con las firmas de Atendido, debe ser descargada en las hojas de registro de la correspondencia recibida.

El descargue consiste en anotar en las dos últimas casillas del formato para registro, el número y la fecha de la respuesta. Si el documento no fue contestado, se anularn estas casillas con una raya horizontal.


CONSULTA DEL REGISTRO DE CORRESPONDENCIA RECIBIDA

La información que le solicite relativas a si se recibió un documento, en qué fecha, quién lo tiene en su poder, si fue o no contestado, etc., lo obtendrá consultando el libro o legado de Registro de Correspondencia Recibida, siempre y cuando lo mantega actualizado con los datos que indiquen la tramitación y si fue o no contestado.

"ES LA UNICA MANERA DE PODER SUMINISTRAR INFORMACION PRECISA Y OPORTUNA"

EJERCICIO

Con el material que su instructora le entregue, realice los pasos para despachar documentos.