EVIDENCIAS DE APRENDIZAJE

1. DOCUMENTACION EXTERNA

Las empresas manejan diferentes clases de documentos. Es preciso disponer de un control que permita comprobar el recibo y la tramitación de los mismos. De lo contrario, es muy difícil establecer responsabilidades por parte de las personas encargadas del manejo.

Para lograr un control efectivo sobre la documentación externa recibido, es necesario:

-Canalizar su recibo a través de una sola persona u oficina. Esta persona u oficina debe poseer un total conocimiento de la organización interna de la empresa, para poder determinar quièn o quiénes deben encargarse de su tramitación.

-Establecer una serie de normas y procedimientos, los cuales deben ser conocidos y acatados por todos los empleados de la empresa.

La decisión de que sea un persona u oficina quien se responsabilice de ésta función, obedece generalmente al tamaño de la empresa. Usted seguramente ha oído mencionar que en las empresas grandes existen oficinas de Archivo y Correspondencia, a las cuales le han asignado esta tarea, y que en las empresas pequeñas organizadas, esta responsabilidad recae en una secretaria.

Aunque el control en sí, como medio de verificación, es muy similar, los procedimientos en una oficina de Archivo y Correspondencia son un poco diferentes a los que se aplican a nivel secretarial o de oficina.

Los dos puntos que se deben considerar para lograr eficazmente un control de la documentación externa recibidas son:

Establecer una UNICA responsabilidad para el recibo.
Respaldar con normas procedimentales esta función.

La documentación puede ser recibida en forma directa, cuando un mensajero o el interesado hacen la entrega personalmene, o cuando llega por intermedio del aparato aéreo o nacional que la empresa tenga arrendado.

Cuando se centraliza la responsabilidad del recibo de documentos en una sola personal, queda prohibido a los demás funcionarios atender entregas personales y tramitar documentación a la empresa, sin que esta haya sido sometido a los trámites propios de dicha centralización.

“Todos los empleados de la empresa deben conocer esta norma, especialmente los porteros para que sepan orientar a los mensajeros”

No sobra anotar que, para agilizar los procedimientos contables, algunos documentos (las facturas, por ejemplo) sí pueden ser recibidos directamente por la oficina de contabilidad.

En cuanto al manejo del Apartado Aéreco, es preciso:
1. Establecer un horario para la recolección diaria.
2. Proveer al mensajero de un maletìn para evitar el riesgo de pèrdida de sobres o envíos pequeños o deterioros ocasionados por la lluvia, el lodo, etc.
3. Conservar en la empresa las llaves de los apartados. Un retardo o falta al trabajo del mensajero, ocasiona trastornos en la recolección oportuna del correo.

Dada la gran variedad de documentación que se puede recibir en una empresa, debe existir una norma que determine cuáles documentos se registran para controlar su recibo y cómo se ha de llevar este control.

Por lo general, se registran los documentos redactados en forma epistolar: cartas, fax, y memorandos externos.
No se registran: documentos contables, tarjetas sociales, boletines y publicaciones en general.

CIÑASE A LAS DISPOSICIONES QUE RIJAN EN SU EMPRESA SOBRE ESTE ASPECTO.